La procedura di adozione internazionale prevede, che oltre al decreto di idoneità rilasciato dal tribunale dei minorenni italiano, sia il tribunale competente del paese straniero, in cui si concretizzerà l’adozione, a valutare ulteriormente se la coppia di aspiranti genitori adottivi siano idonei. Questa valutazione viene fatta sulla base della documentazione che il paese estero ritiene utile esaminare tramite il proprio tribunale competente.
Affinché il tribunale competente estero prenda in esame la documentazione è necessario che esso sia certo della veridicità dei documenti.
Il tribunale straniero verifica che i documenti presentati siano originali tramite una serie di certificazioni.
Un qualunque documento prodotto in Italia è sempre firmato dal funzionario che lo emette, ma all’estero non sanno se la firma è valida, per questo richiedono l’apostillatura del documento.
L’apostillatura è un visto (timbro apostille) di riconoscimento a garanzia della Prefettura o della Procura.
La Prefettura ha il catalogo delle firme depositate, che Le consente di identificare chi ha emesso il documento e quindi di verificarne l’originalità.
Verificata l’originalità, la Prefettura appone sul documento il timbro apostille e successivamente il Consolato straniero in Italia, che ha il catalogo delle firme dei funzionari prefettizi italiani, appone un timbro che attesta il riconoscimento della firma della Prefettura.
Successivamente il Ministero degli Esteri del paese straniero riconosce il timbro del proprio consolato e fa pervenire la documentazione al proprio tribunale competente.
L’apostillatura dei documenti deve essere fatta nella Prefettura o nella Procura della città che ha emesso il documento, ed è indispensabile che l’ultima persona che firma prima dell’apostilla abbia la firma depositata in Prefettura od in Procura.
In Prefettura vengono apostillati i certificati amministrativi, cioè ad esempio:
” Comune (certificati di nascita, residenza, autentica firme, autentica fotocopie, stato civile, contestuale, autocertificazioni, ecc.)
” Camera di commercio (certificato di iscrizione, estratto dal registro imprese, ecc.)
” Azienda Sanitaria Locale (certificati medici, nulla osta sanitario, ecc.)
In Procura vengono apostillati i documenti giudiziari, cioè ad esempio:
” Notaio (atti notori, ecc)
” Tribunale (certificato carichi pendenti, certificato penale, ecc)

Se il certificato è stato firmato da un funzionario che non ha la sua firma depositata non può essere autenticato direttamente. In questi casi si può:
– fotocopiare il certificato “difficile”;
– portare originale e fotocopia all’anagrafe del proprio Comune per far autenticare le fotocopie;
– a questo punto posso autenticare le fotocopie, usando come “punto d’appoggio” la firma del funzionario del Comune.

L’originale, il certificato “difficile”, rimane così com’era, ed è meglio portarlo all’associazione per tenerlo nei suoi archivi.
I certificati medici del medico curante non possono essere autenticati in maniera diretta, perché i medici curanti non sono medici pubblici ufficiali, e le loro firme non possono quindi in alcun modo essere depositate presso la Prefettura.

Si può procedere con una fotocopia autentica, come prima descritto, oppure si può andare presso la propria ASL e farsi controfirmare il certificato. In questo modo si avrà a disposizione la firma del funzionario ASL come “punto d’appoggio” per procedere con l’autentica.

Se uno o entrambi i futuri genitori sono imprenditori ed hanno una ditta, alcuni dei certificati che dovranno presentare allo Stato estero sono relativi alla loro attività. Lo Stato straniero potrebbe richiedere uno status societario, per esempio, o una dichiarazione di bilancio. I certificati firmati da un socio o legale rappresentante della ditta non sono direttamente autenticabili. In questo caso, come sopra, si può procedere con una fotocopia autenticata in Comune. Oppure si può far controfirmare il certificato della ditta presso il registro imprese della locale Camera di Commercio. L’autentica sarebbe, in seguito, “appoggiata” alla firma del funzionario della Camera di Commercio.

Il testo di legge che regola queste procedure è il D.P.R. n. 445 del 2000.